Faut-il conserver l’original papier ou électronique d’un document ?
Il est conseillé de conserver l'original du document qui vous a été transmis, que cet original soit sur support papier ou sur support électronique.
Si l'original du document est sur support papier, il est conseillé de le conserver sur support papier.
Exemple : diplôme transmis par courrier ou remis en main propre.
En effet, si vous numérisez (scan, photo) ou photocopiez un document original papier, la version numérisée/photocopiée a valeur uniquement de copie. Or, une copie peut servir de preuve à condition d'être fiable. De plus, si l'original du document existe, sa présentation peut toujours être exigée.
La durée de conservation varie selon le type de document. Vous pouvez utiliser un simulateur pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.
Si l'original du document est sur support électronique, il est conseillé de le conserver sur support électronique.
Exemple : avis d'imposition transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet.
En effet, si vous imprimez ce document, la version imprimée a valeur uniquement de copie. Or, une copie peut servir de preuve à condition d'être fiable. De plus, si l'original du document existe, sa présentation peut toujours être exigée.
La durée de conservation d'un document électronique est identique à celle d'un document papier. Elle varie selon le type de document. Vous pouvez utiliser un simulateur pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.
Un écrit électronique a la même valeur juridique qu'un écrit papier si la personne signataire est identifiée et si le document est établi et conservé de manière à en garantir l’intégrité . En pratique, la signature électronique permet d'identifier la personne signataire de l'acte.
Est présumée fiable, jusqu'à preuve du contraire, toute copie résultant, soit d'un procédé de reproduction qui entraîne une modification irréversible du support de la copie, soit, en cas de reproduction électronique, d'un procédé qui respecte des exigences de sécurité et d'intégrité.
Document sécurisé, qui reste fiable et vérifiable quelle que soit la durée de sa conservation et de son usage.