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Procédure et formalités d'embauche d'un salarié

Lors de l'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l'employeur doit respecter différentes formalités obligatoires dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Des formalités spécifiques supplémentaires sont prévues pour le recrutement de certaines catégories de salariés.

Le contenu d'une offre d'emploi doit respecter certaines règles. Elle doit être rédigée en français (sauf exceptions) et être datée. L'annonce ne doit pas mentionner de critères discriminatoires sous peine de poursuites.

Les motifs de discrimination relatifs à l'offre d'emploi s'appliquent également lors des entretiens.

Pôle emploi propose des outils d'aides au recrutement :

L'employeur n'a pas l'obligation d'informer Pôle emploi des offres de recrutement. Il peut utiliser d'autres sources, par exemple : annonces dans la presse, réseaux sociaux professionnels, supports en ligne, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire, salons ou forums.

Déclaration du salarié

Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit le déclarer. Cette déclaration est réalisée au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

La DPAEest déjà intégrée lorsque l'employeur utilise l'un des dispositifs suivants :

  • Titre emploi service entreprise (TESE)

  • Chèque emploi associatif (CEA)

  • Titre emploi simplifié agricole (TESA)

A quoi sert la DPAE

La DPAE permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :

  • Immatriculation de l'employeur au régime général de la sécurité sociale lors d'une 1re embauche

  • Immatriculation du salarié à la CPAM

  • Affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage

  • Demande d'adhésion à un service de santé au travail

Renseignements obligatoires

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

  • Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement

  • Code APE de l'entreprise

  • Numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours)

  • Adresse de l'établissement

  • Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend

  • Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)

  • Date et heure d'embauche prévisibles

  • Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois

Transmission

Elle doit être transmise à l'Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.

La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en ligne

Urssaf

Pour les autres entreprises, la déclaration en ligne est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier. Elle est envoyée par télécopie ou par courrier RAR.

Elle doit être transmise à l'Urssaf dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.

L'Urssaf n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Ministère chargé du travail

l'employeur n'a pas à effectuer de DPAE lors de la signature d'une convention de stage.

Le TESE est un dispositif Urssaf destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur.

Titre emploi service entreprise (Tese)

Urssaf

Le CEA est un dispositif Urssaf destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur du milieu associatif.

Chèque emploi associatif (CEA) - espace employeur

Urssaf Caisse nationale (ex-Acoss)

A quoi sert la DPAE

La DPAE- MSApermet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :

  • Immatriculation du salarié à la caisse de MSA

  • Affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage

  • Demande d'adhésion à un service de santé au travail

  • Demande de visite d'information et de prévention ou demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche

  • Déclaration destinée à l'affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite complémentaire

  • Demande des exonérations de cotisations patronales pour l'emploi d'un travailleur occasionnel

Renseignements obligatoires

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

  • Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement

  • Code APE de l'entreprise

  • Numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours)

  • Adresse de l'établissement

  • Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend

  • Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)

  • Date et heure d'embauche prévisibles

  • Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois

Transmission

Elle doit être transmise à l'Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.

La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.

Déclaration préalable à l'embauche en ligne pour les salariés agricoles (DPAE-MSA)

Urssaf

Pour les autres entreprises, la déclaration en ligne est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier. Elle peut être envoyée par télécopie ou par courrier RAR.

Elle doit être transmise à la caisse MSA dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.

La MSA n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour un salarié agricole

Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)

Le TESA est un dispositif de la MSA destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur.

TESA

Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)

Les employeurs qui emploient occasionnellement un ou plusieurs intermittents du spectacle les déclarent au guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO)

l'employeur doit établir la DPAE même si le salarié n'est pas encore immatriculé. Il doit demander ensuite au salarié d'effectuer les démarches auprès de la CPAM (ou la MSA pour un salarié agricole) de son lieu de résidence pour obtenir son numéro de sécurité sociale (ou NIR).

Autre déclaration préalable

En plus de la DPAE, l'employeur effectue une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l'inspection du travail :

  • Lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins

  • Lors de la déclaration de modification de l'entreprise (changement d'exploitant, d'industrie ou de commerce, ou transfert géographique)

Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la 1re visite de celle-ci.

Document à remettre au salarié

Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.

Sanctions en cas de non déclaration

Si l'employeur n'effectue pas de DPAE, il s'expose à :

  • La régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence de déclaration (sanction civile)

  • Une pénalité de 1 203 € par salarié concerné (sanction administrative)

  • Des sanctions pénales, car l'absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié

En cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel. Dans ce cas, la peine cumulative est de :

  • 45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique,

  • 225 000 € d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.

Informations ou documents complémentaires à transmettre au salarié

L'employeur remet au salarié un contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat.

Il informe le salarié :

  • Des dispositifs collectifs d'épargne salariale dans l'entreprise et lui remet un livret d'épargne salariale

  • De la mutuelle d'entreprise obligatoire pour tous les salariés. Il remet au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes lorsqu'un régime de prévoyance est en place dans l'entreprise.

Il donne une information particulière sur les risques professionnels et leur prévention.

Embauche d'un salarié étranger

L'employeur qui souhaite embaucher un étranger doit, en plus des obligations exigées pour toute embauche, vérifier qu'il a le droit de travailler en France.

Registre unique du personnel

Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.

La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1er salarié embauché (ou dès l'arrivée d'un stagiaire).

Affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire

L'employeur a l'obligation d'affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l'Agirc-Arrco.

Cette affiliation s'effectue par la transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.

Examens médicaux

L'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention ou un examen médical d'aptitude à l'embauche.

Sanctions en l'absence d'examens médicaux

L'employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt :

  • une amende de 1 500 €,

  • une peine de prison de 4 mois et une amende de 3 750 € en cas de récidive.

Où s'informer ?
Pôle emploi pour les employeurs - 3995

Numéro unique pour les entreprises, les artisans, les commerçants et les employeurs qui souhaitent recruter, déposer une offre d'emploi et obtenir des informations sur le recrutement et les aides à l'embauche

Par téléphone

39 95

Le lundi et jeudi de 7h35 à 13h10 et 13h30 à 16h50, le mardi et mercredi de 7h35 à 13h15, le vendredi de 7h35 à 11h25

Numéro gris ou banalisé : coût d'un appel vers un fixe et service gratuit, depuis un téléphone fixe ou mobile

Depuis l'étranger (entreprises frontalières par exemple), composer le +33 1 77 86 39 95

Groupement de personnes physiques réunies pour accomplir quelque chose en commun (entreprises, sociétés civiles, associations, État, collectivités territoriales, etc.). Ce groupe peut aussi réunir des personnes physiques et des personnes morales. Il peut aussi n'être constitué que d'un seul membre (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée - EURL - par exemple).

Déclaration préalable à l'embauche

Caisse primaire d'assurance maladie

Activité principale exercée

Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales

Recommandé avec avis de réception

Titre emploi service entreprise

Chèque emploi associatif

Mutualité sociale agricole

Titre emploi simplifié agricole

Numéro d'Inscription au Répertoire

Association générale des institutions de retraite des cadres - Association pour le régime de retraite complémentaire des salariés

Textes de reference
Code du travail : articles L5331-1 à L5331-6
Diffusion et publicité des offres et demandes d'emploi - Interdictions
Code du travail : article L5332-1
Conditions de publication et de diffusion des offres d'emploi. Offre d'emploi datée
Code du travail : articles L1221-10 à L1221-12-1
Déclaration préalable à l'embauche
Code du travail : article L8223-2
Droit des salariés concernant la déclaration préalable à l'embauche
Code du travail : articles R1221-1 et R1221-2
Conditions de la déclaration préalable à l'embauche
Code du travail : article R1221-3
Organismes destinataires de la déclaration préalable à l'embauche
Code du travail : article R1221-4
Délai de transmission de la déclaration préalable à l'embauche
Code du travail : article R1221-5
Transmission déclaration préalable à l'embauche
Code du travail : article R1221-9
Documents à remettre au salarié
Code du travail : article R1227-1
Dispositions pénales non-respect des formalités liées au contrat de travail
Code du travail : articles L8224-1 à L8224-6
Dispositions pénales travail dissimulé
Code pénal : article 131-38
Peines applicables aux personnes morales
Code du travail : article L1221-17
Autres formalités à l'embauche et à l'emploi
Code du travail : articles R4624-10 à R4624-15
Visite d'information et de prévention (Vip)
Code du travail : article L4745-1
Infractions aux règles relatives à la médecine du travail
Code du travail : article R4745-1
Infractions aux règles relatives à la médecine du travail
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